Politique de confidentialité

1. Généralités

La présente Politique de confidentialité explique comment Redbo Ltd. (ci-après : « la Société », « nous », « notre ») collecte, utilise et protège les informations lorsque vous utilisez notre site web, notre portail de gestion et notre widget intégrable. Nos produits reposent sur deux principes : la protection de la vie privée dès la conception et la minimisation des données. Nous ne collectons que ce qui est nécessaire au fonctionnement du Service et évitons de traiter des données personnelles lorsque le même résultat peut être obtenu sans elles.

2. Protection de la vie privée dès la conception et minimisation des données

Les considérations de protection de la vie privée et des données sont intégrées à l’architecture du Service dès la phase de conception et sont réexaminées chaque fois que le système change de manière substantielle. Nous appliquons la minimisation des données dans l’ensemble du produit : nous limitons les catégories d’informations collectées, le volume conservé et la durée de conservation à ce qui est requis pour la finalité précise communiquée à l’utilisateur ou au client.

3. Usage prévu du Service

Le Service est conçu pour fournir des réponses et des opérations à partir d’informations publiques, de bases de connaissances de l’organisation et de sources de contenu approuvées par le client, que celui-ci connecte à la plateforme. Il n’est pas destiné à servir de dépôt d’informations personnelles, médicales, financières, d’identification, de mots de passe ou de paiement. Les utilisateurs et les clients ne doivent pas soumettre de telles informations par le chat, les formulaires, les téléversements, les intégrations ou tout autre canal de saisie du Service. Des obligations supplémentaires sont décrites dans nos Conditions d’utilisation.

4. Informations que nous collectons

Nous pouvons collecter :

• Les informations de compte et de contact que vous fournissez (nom, adresse e-mail professionnelle, téléphone, fonction) lors de votre inscription ou de votre prise de contact avec nous.
• Les informations opérationnelles nécessaires à la fourniture du Service (organisation, langue préférée, dernière page consultée dans le portail).
• Les informations techniques telles que l’adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation et les journaux d’événements de base nécessaires pour exploiter, sécuriser et dépanner le Service.
• Le contenu fourni par le client et connecté à partir de sources approuvées (site web, base de connaissances et documents du client) ainsi que les conversations menées avec l’assistant IA.

5. Utilisation des informations

Nous utilisons les informations collectées pour :

• Fournir et exploiter le Service pour le client qui a connecté les données.
• Authentifier les utilisateurs et protéger contre les abus.
• Améliorer la qualité du service, sa fiabilité et l’exactitude des réponses.
• Communiquer avec les clients et répondre à leurs demandes.
• Respecter les obligations légales et réglementaires.

6. Limites liées à l’IA externe et données conservées par canal

Les requêtes envoyées à OpenAI le sont avec store:false. Nous ne nous appuyons pas sur une mémoire de conversation côté fournisseur ; le contexte des échanges successifs est reconstitué à partir de l’historique de conversation que nous conservons. En vertu des conditions de l’API, le contenu envoyé via l’API n’est pas utilisé pour entraîner ou affiner des modèles, et nous n’activons aucune option de ce type.

• Le contenu des messages passe par une suppression des données personnelles (PII) avant d’être stocké chez nous et avant d’être envoyé à un modèle externe. Ces contrôles détectent et masquent les numéros d’identité nationale, les données de paiement et les coordonnées, à l’aide de vérifications de validité propres à chaque type.
• Les noms, les adresses et les descriptions en texte libre ne sont pas masqués : ces formes n’ont pas de format fixe et les masquer dégraderait la réponse elle-même. Les informations personnelles qui ne sont pas nécessaires ne doivent pas être saisies dans le chat.
• Sur le canal du widget, nous ne stockons pas les données d’identification de la personne qui pose la question.
• Sur WhatsApp et Telegram, l’identifiant de conversation que nous stockons est dérivé de l’identifiant du canal par une fonction à sens unique et ne peut pas être reconverti. Le numéro de téléphone sert uniquement à envoyer la réponse et n’est pas conservé dans l’historique de conversation.
• Les identifiants de conversation ne sont pas envoyés aux modèles externes. Les processus d’analyse interne ne reçoivent que le texte de la question.
• Lorsqu’un habitant a donné son consentement explicite pour recevoir des messages WhatsApp, son numéro de téléphone est conservé dans le registre des consentements pour cette seule finalité, et il peut le retirer à tout moment.

7. Partage d’informations avec des tiers

Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons d’informations personnelles. Nous ne pouvons partager des informations que :

• Avec des sous-traitants ultérieurs et des fournisseurs d’infrastructure qui exploitent le Service en vertu d’engagements contractuels écrits de confidentialité et de protection des données (voir notre Politique de traitement des données pour la liste actuelle).
• Lorsque la loi ou une décision de justice l’exige, ou pour protéger des droits, des biens et la sécurité.
• Avec votre consentement explicite.

8. Sécurité des données

Nous appliquons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données, notamment des contrôles d’accès, le chiffrement en transit et, le cas échéant, au repos, la séparation des données des clients et une surveillance continue. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 %, mais nous travaillons en permanence au renforcement de notre environnement.

9. Cookies, stockage et traceurs

Nous utilisons un petit ensemble de cookies essentiels et fonctionnels et de clés de stockage du navigateur (décrits dans la Politique relative aux cookies) pour authentifier les sessions, mémoriser la langue choisie par l’utilisateur, assurer la continuité de la navigation dans le portail et faire fonctionner le widget intégrable. Nous n’intégrons aucun traceur tiers d’analyse, de publicité ou de marketing, y compris Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Hotjar, Microsoft Clarity, LinkedIn Insight Tag ou toute technologie équivalente.

10. Aucun traitement de paiement dans le Service

Aucun paiement n’est traité dans le Service. Les données de carte, les identifiants bancaires et les moyens de paiement similaires ne doivent pas être soumis dans le chat, les formulaires, les bases de connaissances ou toute autre saisie du Service. Lorsque des paiements interviennent dans la relation commerciale entre le client et Redbo, ils sont gérés en dehors du Service, par des canaux convenus séparément.

11. Vos droits

Sous réserve de la législation applicable, vous pouvez :

• Demander l’accès à vos informations personnelles.
• Nous demander de corriger des informations inexactes.
• Demander l’effacement ou la limitation du traitement dans des circonstances définies.
• Demander une copie de vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.
• Nous répondons à toute demande de ce type dans un délai de 30 jours. Pour le délai effectif de suppression et le fonctionnement des sauvegardes, voir la section 12.

12. Conservation, suppression et sauvegardes des données

Nous ne conservons les informations personnelles que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou comme l’exige la loi. Le gel, la suspension ou la résiliation d’un abonnement ne déclenche pas à lui seul la suppression automatique des données du client.

• Une demande de suppression approuvée est exécutée dans le système actif 30 jours après son approbation. Ce délai permet de retirer une demande faite par erreur.
• Les sauvegardes sont conservées jusqu’à 60 jours et expirent automatiquement selon leur ancienneté. La suppression complète, y compris dans toutes les copies de sauvegarde, est donc achevée au plus tard 90 jours après l’approbation de la demande.
• Une sauvegarde de base de données est une copie complète du système et ne peut pas être modifiée de façon sélective : un enregistrement isolé ne peut pas en être retiré sans compromettre son intégrité et sa capacité à être restaurée. Les données supprimées sont inaccessibles par le service dès l’instant de la suppression et disparaissent des sauvegardes à mesure que celles-ci expirent.
• Les données soumises à une conservation pour motif légal ne sont pas supprimées tant que cette conservation est en vigueur, même si une demande de suppression a été reçue.
• Chaque suppression est consignée dans le journal d’audit.

13. Mineurs

Nos services ne sont pas destinés aux mineurs de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès de mineurs ; si nous constatons que de telles informations ont été soumises, nous les supprimerons de nos systèmes.

14. Modifications de la Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications substantielles seront publiées sur le site web avec un préavis approprié. La poursuite de l’utilisation après la publication vaut acceptation de la politique mise à jour.

15. Contact

Pour toute question, précision ou demande concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos informations personnelles, vous pouvez nous contacter par :

• E-mail : support@redbo.ai
• Téléphone : 054-544-2315
• Le formulaire de contact de notre site web