Política de privacidad

1. Aspectos generales

Esta Política de privacidad explica cómo Redbo Ltd. (en adelante, «la Empresa», «nosotros», «nuestro») recopila, utiliza y protege la información cuando usted utiliza nuestro sitio web, el portal de administración y el widget integrable. Nuestros productos se basan en dos principios: privacidad desde el diseño y minimización de datos. Solo recopilamos lo necesario para operar el Servicio y evitamos tratar datos personales siempre que se pueda obtener el mismo resultado sin ellos.

2. Privacidad desde el diseño y minimización de datos

Las consideraciones de privacidad y protección de datos están incorporadas en la arquitectura del Servicio desde la etapa de diseño y se revisan cada vez que el sistema cambia de forma sustancial. Aplicamos la minimización de datos en todo el producto: limitamos las categorías de información que recopilamos, el volumen conservado y el plazo de conservación a lo que exige el fin específico comunicado al usuario o al cliente.

3. Uso previsto del Servicio

El Servicio está diseñado para ofrecer respuestas y operaciones a partir de información pública, bases de conocimiento de la organización y fuentes de contenido aprobadas por el cliente que este conecta a la plataforma. No está concebido como un repositorio de información personal, médica, financiera, de identificación, contraseñas o pagos. Los usuarios y los clientes no deben enviar esa información a través del chat, formularios, cargas de archivos, integraciones ni ningún otro canal de entrada del Servicio. Otras obligaciones se describen en nuestras Condiciones de uso.

4. Información que recopilamos

Podemos recopilar:

• Información de cuenta y de contacto que usted proporciona (nombre, correo electrónico de trabajo, teléfono, cargo) al registrarse o ponerse en contacto con nosotros.
• Información operativa necesaria para prestar el Servicio (organización, preferencia de idioma, última página visitada dentro del portal).
• Información técnica como la dirección IP, el tipo de navegador, el sistema operativo y registros básicos de eventos necesarios para operar, proteger y diagnosticar el Servicio.
• Contenido aportado por el cliente y conectado desde fuentes aprobadas (el sitio web del cliente, su base de conocimiento, documentos) y las conversaciones mantenidas con el asistente de IA.

5. Uso de la información

Utilizamos la información recopilada para:

• Prestar y operar el Servicio para el cliente que conectó los datos.
• Autenticar a los usuarios y proteger contra el uso indebido.
• Mejorar la calidad del servicio, su fiabilidad y la exactitud de las respuestas.
• Comunicarnos con los clientes y responder a sus consultas.
• Cumplir las obligaciones legales y regulatorias.

6. Límites con la IA externa y qué conservamos por canal

Las solicitudes a OpenAI se envían con store:false. No dependemos de la memoria de conversación del proveedor; el contexto de varios turnos se reconstruye a partir del historial de conversación que conservamos. Según las condiciones de la API, el contenido enviado a través de la API no se utiliza para entrenar ni ajustar modelos, y no activamos ninguna opción de ese tipo.

• El contenido de los mensajes pasa por un proceso de supresión de datos de identificación personal (PII) antes de almacenarse con nosotros y antes de enviarse a un modelo externo. Los controles detectan y enmascaran números de documento de identidad nacional, datos de pago y datos de contacto, mediante validaciones específicas para cada tipo.
• Los nombres, las direcciones y las descripciones de texto libre no se enmascaran: esos formatos no tienen una forma fija y enmascararlos dañaría la propia respuesta. No debe introducirse en el chat información personal que no sea necesaria.
• En el canal del widget no almacenamos datos identificativos de la persona que pregunta.
• En WhatsApp y Telegram, el identificador de conversación que almacenamos se deriva del identificador del canal mediante una función unidireccional y no puede revertirse. El número de teléfono se utiliza únicamente para entregar la respuesta y no se conserva en el historial de conversación.
• Los identificadores de conversación no se envían a modelos externos. Los procesos internos de análisis reciben únicamente el texto de la pregunta.
• Cuando un residente ha dado su consentimiento expreso para recibir novedades por WhatsApp, su número de teléfono se conserva en el registro de consentimientos exclusivamente para ese fin y puede retirarse en cualquier momento.

7. Comunicación de información a terceros

No vendemos, intercambiamos ni alquilamos información personal. Solo podemos compartir información:

• Con subencargados del tratamiento y proveedores de infraestructura que operan el Servicio bajo obligaciones contractuales escritas de confidencialidad y protección de datos (consulte nuestra Política de tratamiento de datos para la lista vigente).
• Cuando lo exija la ley o una orden judicial, o para proteger derechos, bienes y seguridad.
• Con su consentimiento expreso.

8. Seguridad de los datos

Aplicamos controles de seguridad técnicos y organizativos adecuados a la sensibilidad de los datos, entre ellos controles de acceso, cifrado en tránsito y, cuando corresponda, en reposo, separación de los datos de los clientes y supervisión continua. Ningún método de transmisión o almacenamiento es seguro al 100 %, pero trabajamos de forma constante para reforzar nuestro entorno.

9. Cookies, almacenamiento y rastreadores

Utilizamos un conjunto reducido de cookies y claves de almacenamiento del navegador esenciales y funcionales (descritas en la Política de cookies) para autenticar sesiones, recordar el idioma elegido por el usuario, mantener la continuidad de la navegación dentro del portal y ejecutar el widget integrable. No incorporamos rastreadores de terceros de analítica, publicidad o marketing, incluidos Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Hotjar, Microsoft Clarity, LinkedIn Insight Tag ni ninguna tecnología equivalente.

10. Sin procesamiento de pagos en el Servicio

Los pagos no se procesan dentro del Servicio. Los datos de tarjetas, las credenciales bancarias y otros instrumentos de pago similares no deben enviarse al chat, a formularios, a bases de conocimiento ni a ningún otro punto de entrada del Servicio. Cuando haya pagos en la relación comercial entre el cliente y Redbo, se gestionan fuera del Servicio por canales acordados por separado.

11. Sus derechos

Con sujeción a la legislación aplicable, usted puede:

• Solicitar el acceso a su información personal.
• Pedirnos que corrijamos información inexacta.
• Solicitar la supresión o la limitación del tratamiento en circunstancias determinadas.
• Solicitar una copia de sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Retirar su consentimiento cuando el tratamiento se base en él.
• Respondemos a cualquiera de estas solicitudes en un plazo de 30 días. Para conocer el plazo real de eliminación y el funcionamiento de las copias de seguridad, consulte la sección 12.

12. Conservación, eliminación y copias de seguridad de los datos

Conservamos la información personal solo durante el tiempo necesario para el fin con el que se recopiló, o el que exija la ley. La suspensión, la interrupción o la terminación de la suscripción no activa por sí misma la eliminación automática de los datos del cliente.

• Una solicitud de eliminación aprobada se ejecuta en el sistema en producción 30 días después de su aprobación. Ese plazo existe para que una solicitud hecha por error pueda retirarse.
• Las copias de seguridad se conservan hasta 60 días y caducan automáticamente por antigüedad. Por lo tanto, la eliminación completa, incluida la de todas las copias de seguridad, se concluye en un máximo de 90 días desde la aprobación de la solicitud.
• Una copia de seguridad de la base de datos es una copia completa del sistema y no puede editarse de forma selectiva: no es posible retirar de ella un único registro sin romper su integridad y su capacidad de restauración. Los datos eliminados dejan de ser accesibles a través del servicio desde el momento de la eliminación y desaparecen de las copias de seguridad a medida que estas caducan.
• Los datos sujetos a una retención legal no se eliminan mientras esta esté vigente, aunque se haya recibido una solicitud de eliminación.
• Toda eliminación queda registrada en el registro de auditoría.

13. Menores

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas información personal de menores; si descubrimos que se ha enviado esa información, la eliminaremos de nuestros sistemas.

14. Cambios en la Política de privacidad

Podemos actualizar esta Política de privacidad periódicamente. Los cambios sustanciales se publicarán en el sitio web con el aviso correspondiente. El uso continuado tras la publicación supone la aceptación de la política actualizada.

15. Contacto

Para preguntas, aclaraciones o solicitudes relativas a esta Política de privacidad o al tratamiento de su información personal, puede ponerse en contacto con nosotros por los siguientes medios:

• Por correo electrónico: support@redbo.ai
• Por teléfono: 054-544-2315
• El formulario de contacto de nuestro sitio web