Политика конфиденциальности

1. Общие положения

Настоящая Политика конфиденциальности описывает, как Redbo Ltd. (далее: «Компания», «мы», «наш») собирает, использует и защищает информацию при использовании вами нашего сайта, портала управления и встраиваемого виджета. Наши продукты построены на двух принципах: конфиденциальность по умолчанию и минимизация данных. Мы собираем только то, что необходимо для работы Сервиса, и не обрабатываем персональные данные там, где тот же результат достигается без них.

2. Конфиденциальность по умолчанию и минимизация данных

Вопросы конфиденциальности и защиты данных заложены в архитектуру Сервиса с этапа проектирования и пересматриваются при каждом существенном изменении системы. Минимизацию данных мы применяем во всём продукте: категории собираемой информации, объём хранимых данных и срок их хранения ограничены тем, что требуется для конкретной цели, о которой сообщено пользователю или клиенту.

3. Назначение Сервиса

Сервис предназначен для предоставления ответов и выполнения операций на основе общедоступной информации, организационных баз знаний и утверждённых клиентом источников контента, которые клиент подключает к платформе. Он не предназначен для хранения личной, медицинской, финансовой, идентификационной информации, паролей или платёжных данных. Пользователи и клиенты не должны передавать такую информацию через чат, формы, загрузки файлов, интеграции или любой другой канал ввода Сервиса. Дополнительные обязанности описаны в наших Условиях использования.

4. Какую информацию мы собираем

Мы можем собирать:

• Данные учётной записи и контактные данные, которые вы указываете при регистрации или обращении к нам (имя, рабочий адрес электронной почты, телефон, должность).
• Операционную информацию, необходимую для предоставления Сервиса (организация, выбранный язык, последняя страница, посещённая в портале).
• Технические данные, такие как IP-адрес, тип браузера, операционная система и базовые журналы событий, необходимые для работы, защиты и диагностики Сервиса.
• Контент, предоставленный клиентом из утверждённых источников (сайт клиента, база знаний, документы), и диалоги с ИИ-ассистентом.

5. Использование информации

Собранную информацию мы используем для того, чтобы:

• предоставлять Сервис и обеспечивать его работу для клиента, подключившего данные;
• аутентифицировать пользователей и защищать Сервис от злоупотреблений;
• повышать качество, надёжность и точность ответов Сервиса;
• общаться с клиентами и отвечать на обращения;
• выполнять требования законодательства и регуляторов.

6. Границы использования внешнего ИИ и то, что мы храним по каналам

Запросы к OpenAI отправляются с параметром store:false. Мы не полагаемся на память диалогов на стороне поставщика: контекст многоходового диалога восстанавливается из истории диалога, которую храним мы. Согласно условиям API, контент, переданный через API, не используется для обучения или дообучения моделей, и мы не включаем такие возможности.

• Содержимое сообщений проходит маскирование персональных данных (PII) до сохранения у нас и до отправки во внешнюю модель. Эти средства выявляют и маскируют номера удостоверений личности, платёжные данные и контактные данные, применяя для каждого типа собственные проверки.
• Имена, адреса и описания в свободной форме не маскируются: у таких данных нет фиксированного формата, а их маскирование исказило бы сам ответ. Ненужные персональные данные не следует вводить в чат.
• В канале виджета мы не сохраняем идентифицирующие данные спрашивающего.
• В WhatsApp и Telegram хранимый нами идентификатор диалога получается из идентификатора канала с помощью односторонней функции и не может быть преобразован обратно. Номер телефона используется только для доставки ответа и не хранится в истории диалога.
• Идентификаторы диалогов во внешние модели не передаются. Внутренние процессы анализа получают только текст вопроса.
• Если житель дал явное согласие на получение сообщений в WhatsApp, его номер телефона хранится в реестре согласий только для этой цели, и согласие можно отозвать в любой момент.

7. Передача информации третьим лицам

Мы не продаём, не обмениваем и не сдаём в аренду персональную информацию. Мы можем передавать информацию только:

• субобработчикам и поставщикам инфраструктуры, обеспечивающим работу Сервиса на основании письменных обязательств о конфиденциальности и защите данных (актуальный перечень см. в нашей Политике обработки данных);
• когда это требуется по закону или по решению суда, а также для защиты прав, имущества и безопасности;
• с вашего явного согласия.

8. Безопасность данных

Мы применяем технические и организационные меры защиты, соответствующие чувствительности данных, включая контроль доступа, шифрование при передаче и, где применимо, при хранении, разделение данных клиентов и постоянный мониторинг. Ни один способ передачи или хранения не является безопасным на 100%, но мы постоянно работаем над укреплением нашей среды.

9. Файлы cookie, хранилище и средства отслеживания

Мы используем небольшой набор необходимых и функциональных файлов cookie и ключей хранилища браузера (описаны в Политике использования файлов cookie), чтобы аутентифицировать сеансы, запоминать выбранный пользователем язык, обеспечивать непрерывность навигации в портале и запускать встраиваемый виджет. Мы не встраиваем сторонние средства аналитики, рекламы или маркетингового отслеживания, в том числе Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Hotjar, Microsoft Clarity, LinkedIn Insight Tag и любые аналогичные технологии.

10. Платежи в Сервисе не обрабатываются

Платежи внутри Сервиса не обрабатываются. Данные банковских карт, банковские учётные данные и подобные платёжные реквизиты нельзя вводить в чат, формы, базы знаний или любые другие поля ввода Сервиса. Если коммерческие отношения между клиентом и Redbo предполагают платежи, они осуществляются вне Сервиса по отдельно согласованным каналам.

11. Ваши права

В соответствии с действующим законодательством вы можете:

• запросить доступ к вашей персональной информации;
• потребовать исправления неточной информации;
• потребовать удаления или ограничения обработки в определённых случаях;
• запросить копию ваших данных в структурированном, широко используемом формате;
• отозвать согласие, если обработка основана на согласии.
• Мы отвечаем на любой такой запрос в течение 30 дней. О фактических сроках удаления и о порядке работы с резервными копиями см. раздел 12.

12. Хранение данных, удаление и резервные копии

Мы храним персональную информацию только в течение срока, необходимого для цели, для которой она была собрана, либо в течение срока, установленного законом. Приостановка, заморозка или прекращение подписки сами по себе не влекут автоматического удаления данных клиента.

• Одобренный запрос на удаление выполняется в действующей системе через 30 дней после одобрения. Этот срок нужен для того, чтобы ошибочно поданный запрос можно было отозвать.
• Резервные копии хранятся до 60 дней и автоматически удаляются по истечении срока. Поэтому полное удаление, включая все резервные копии, завершается не позднее чем через 90 дней после одобрения запроса.
• Резервная копия базы данных представляет собой полную копию системы и не может редактироваться выборочно: удалить из неё отдельную запись нельзя без нарушения её целостности и возможности восстановления. Удалённые данные недоступны через сервис с момента удаления и исчезают из резервных копий по мере истечения их срока.
• Данные, находящиеся под юридическим удержанием, не удаляются, пока удержание действует, даже если получен запрос на удаление.
• Каждое удаление фиксируется в журнале аудита.

13. Несовершеннолетние

Наши услуги не предназначены для несовершеннолетних лиц младше 18 лет. Мы сознательно не собираем персональную информацию несовершеннолетних; если мы обнаружим, что такая информация была передана, мы удалим её из наших систем.

14. Изменения в Политике конфиденциальности

Мы можем время от времени обновлять настоящую Политику конфиденциальности. О существенных изменениях мы сообщим на сайте надлежащим образом. Продолжение использования после публикации означает принятие обновлённой политики.

15. Контакты

По вопросам, за разъяснениями или с запросами, касающимися настоящей Политики конфиденциальности или обработки вашей персональной информации, вы можете связаться с нами следующими способами:

• по электронной почте: support@redbo.ai
• по телефону: 054-544-2315
• через контактную форму на нашем сайте